Erste Schritte mit SkedFlex Fitness

Schritt 1 - Einen Kurs anlegen

Nach deinem ersten Login erscheint die Kalender-Seite. Dein Kalender ist zu Beginn noch völlig leer. Damit du deinen persönlichen Veranstaltungsplan erstellen kannst, musst du zuerst deine vorhandenen Kurse erstellen.

Einen Kurs erstellt du einfach, indem du auf den Button KURS ANLEGEN klickst. Dieser Button befindet sich im Bereich "Kurs" auf der linken Seite.
Später werden in diesem Abschnitt alle Kurse, eingeteilt in ihre Kategorien, aufgelistet.

Die Eingabefelder:

Nachdem du auf den Button KURS ANLEGEN geklickt hast, wird das Formular zum Eintragen der Daten geöffnet.

Im Tab "Daten" können folgende Angaben gemacht werden:

  Farbe:
Sowohl der Kurs im Bereich "Kurs" als auch die Veranstaltungen des Kurses im Kalender werden später in der gewählten Farbe angezeigt.

  Maximale Teilnehmerzahl:
Die Zahl gibt die verfügbaren Plätze pro Veranstaltung an und muss immer größer als "0" sein.

  Minimale Teilnehmerzahl:

Diese Zahl gibt an, wie viele Plätze belegt sein müssen, damit eine Veranstaltung dieses Kurses stattfindet. Ist die Anzahl unterschritten, werden nach Ablauf der Anmeldefrist alle angemeldeten Teilnehmer und der Kursleiter benachrichtigt, dass die Veranstaltung nicht stattfindet.
Möchtest du die intelligente automatische Kursabsage nicht nutzen, so trage einfach "0" ein.

  Wartelistenplätze:
Mit dieser Zahl kannst du angeben, wie viele Mitglieder höchstens auf die Warteliste können. Ist die Anzahl Wartelistenplätze "0", so ist keine Warteliste verfügbar. 

  Anmeldefrist:
Die Anmeldefrist eines Kurses gibt an, bis zu welcher Zeit vor Beginn einer Veranstaltung sich Mitglieder anmelden können.
Die Angabe ist wichtig, wenn du die automatische Kursabsage (Minimale Teilnehmerzahl) nutzt.

  Abmeldefrist:

Teilnehmer können sich vor Beginn einer Veranstaltung von dieser abmelden. Die Abmeldefrist gibt an, bis zu welcher Zeit vor Beginn dem Teilnehmer dabei die Guthabenpunkte wieder gut geschrieben werden.

  Kursleiter:
In diesem Feld wählst du den Kursleiter aus, der die Veranstaltungen dieses Kurses betreut.
In einer Veranstaltung kann diese Angabe ggf. geändert werden.

  Raum:
In diesem Feld gibst du den Raum an, in dem die Veranstaltungen dieses Kurses stattfinden. Gib einfach den Raum-Namen ein und bestätige den Raum durch Drücken des -Buttons. Später kannst du eingetragene Räume einfach aus einer Liste auswählen.
In einer Veranstaltung kann diese Angabe ggf. geändert werden. 

  Informationen zum Kurs:
Hier kannst du den Kurs und das enthaltene Training beschreiben. So können sich Neulinge direkt informieren, was in dem Kurs trainiert wird.

  Foto:
Das Foto eines Kurses wird mit der Kursbeschreibung angezeigt.

  Kurskategorie:
Mit der Kurskategorie kannst du die verschiedenen Kurse unterteilen. 
Zu Beginn ist noch keine Kategorie verfügbar. Du kannst, genau wie beim Raum-Feld, einfach einen neuen Kategorie-Namen eingeben und diesen durch Drücken des  Buttons neu hinzufügen.

  Trainingsstufe:

Mit der Trainingsstufe erhältst du die Möglichkeit deine Kurse in unterschiedliche Schwierigkeitsgrade zu unterteilen.

  Zuweisung Guthabenpakete:

Mit der Abfrage "In welchen Paketen ist der Kurs enthalten?" kannst du deine erstellen Guthabenpakete auswählen und den Kurs dadurch mit den Paketen verlinken. Zu Guthaben und Guthabenpaketen erfährst du mehr ab Schritt 4. Lasse dieses Feld erstmal leer.

Schritt 2 - Eine Veranstaltung erstellen

Du hast gerade deinen ersten Kurs angelegt. Klasse! Jetzt ist es an der Zeit eine Veranstaltung für deinen Veranstaltungsplan zu erstellen. Später besteht dein Kalender aus vielen verschiedenen Veranstaltungen, die dein ganzes Kursangebot abdecken.

Eine Veranstaltung legst du an, indem du einfach den gewünschten Kurs an dem Symbol anpackst und in den gewünschten Tag des Kalenders ziehst. Nach dem Loslassen des Kurses wird die Ansicht geöffnet, um Veranstaltungen anzulegen oder zu bearbeiten. 

  Datum:
Das Datum wird beim Anlegen per Drag`n`Drop automatisch befüllt. Im Doppelklick-Modus kann in diesem Feld das Datum der Veranstaltung festgelegt werden.

  Start / Ende:
Lege die Uhrzeit fest, wann die Veranstaltung startet und endet.

  Serientermine:

Wähle neben der Uhrzeit auch die Wochenttage und ein Wiederholungsdatum und lege dadurch mehrere Veranstaltungstermine gleichzeitig an. Erstelle so beispielsweise eine Veranstaltung, die montags, donnerstags sowie freitags von 09:00 bis 10:30 Uhr läuft und sich von heute bis zum 10. Mai wiederholt.

  Kursleiter:
Das Eingabefeld Kursleiter ist standardmäßig mit dem Namen des im Kurs angegeben Kursleiters gefüllt. Soll für diesen Termin eine Vertretung einspringen, so kannst du diese hier festlegen. 
Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird die Kursleiter-Wahl für alle Termine übernommen!

  Raum:
Das Eingabefeld Raum ist standardmäßig mit dem Namen des im Kurs angegeben Raumes gefüllt. Auch hier kann der Raum für diese eine Veranstaltung geändert werden.
Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird die Raum-Wahl für alle Termine übernommen!

  Trainingsplan:
Willst du deine Teilnehmer schon vor der Veranstaltung auf den laufenden halten, was du in der nächsten Stunde vor hast?  Nutze den Trainingsplan, um vorab die Übungen der Veranstaltung zu veröffentlichen. Präsentiere in jeder Woche deinen aktuellen WOD oder liefere wichtige Informationen für die nächste Veranstaltung.
Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird der Trainingsplan für alle Veranstaltungen übernommen. Du solltest ihn dann bei Bedarf in allen Veranstaltungen entsprechend anpassen.

Weiter gehts mit dem Tab "Teilnehmern":

In diesem Bereich kannst du direkt Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen. Suche einfach nach einem Vor-, Nach- oder Benutzernamen und wähle das passende Mitglied aus der Vorschlagsliste aus. Mit einem Klick auf den Button HINZUFÜGEN wird das Mitglied dann in die Teilnehmerliste aufgenommen. Du als Administrator kannst zusätzlich bestimmen, ob der Besuch der Veranstaltung den Teilnehmer einen Guthabenpunkt kosten soll oder nicht. So kannst du individuell deine Teilnehmer zu Schnupperkursen einladen oder Stammkunden mit einem Gratis-Training belohnen.

Die Teilnehmerliste hat im späteren Verlauf eine wichtige Rolle für dich oder andere Kursleiter. Du kannst zu jeder Zeit prüfen, welche Teilnehmer bereits für eine Veranstaltung angemeldet sind, kannst weitere Mitglieder hinzufügen oder Mitglieder von der Teilnehmerliste nehmen ( Icon). 

Ein neues Mitglied kannst du anlegen, indem du den Button BENUTZER ANLEGEN anklickst. Daraufhin erscheint ein Formular, in dem du alle wichtigen Stammdaten deines neues Mitgliedes eintragen musst. Das Passwort kannst du selbst vergeben oder genieren lassen - dein Mitglied sollte nach dem ersten Login ein eigenes Passwort festlegen.

Bitte wähle als Rolle "Mitglied" aus, da wir später diesen Account verwenden wollen, um uns in die Mitgliederansicht einzuloggen.

Tab: "Trainingsstufen":

Damit deine Mitglieder nicht an zu schwierigen Kursen teilnehmen können, kannst du jedem Mitglied pro Kurskategorie eine eigene Trainingsstufe zuweisen. Deine Mitglieder können dann nur Veranstaltungen sehen, die maximal ihrer Trainingsstufe (in der jeweiligen Kategorie) entsprechen. So kannst du für erfahrene Mitglieder andere Kurse anbieten als für Anfänger. 

Über den Button KONTINGENTPAKET ZUWEISEN kannst du dem Benutzer ein neues Guthabenpaket zuweisen. Mit Klick auf den Button öffnet sich ein Dialog, in dem du das gewünschte Paket auswählen kannst und das "Gültig ab"-Datum festlegst. Anschließend wird das "Gültig bis"-Datum anhand der Laufzeit des Pakets automatisch vom System berechnet. Du hast die Möglichkeit das "Gültig bis"-Datum zu ändern, wodurch du für die erste Laufzeit des Pakets eine abweichende Zeit definieren kannst. Mit einem Klick auf SPEICHERN wird das Paket dem Benutzer zugewiesen. Du kannst einem Mitglied beliebig viele Pakete zuweisen.

Über den Button ZUWEISUNG KÜNDIGEN kannst du die Kündigung eines Pakets vormerken. Wenn das Ende der Laufzeit erreicht ist, wird das Paket automatisch gelöscht und nicht weiter verlängert. Zusätzlich kann ein Kündigungsgrund eingegeben werden, der, solange das Paket noch nicht gelöscht ist, in der Tabelle zu sehen ist.

Über den Button ZUWEISUNG LÖSCHEN kannst du eine Zuweisung direkt löschen. Diese Aktion ist unwiderruflich und löscht die gewählte Zuweisung nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage. 

Schritt 6 - Die Kundenansicht

Dein System ist nun eingerichtet, deine Mitglieder können sich nun zu den angelegten Veranstaltungen anmelden! Damit du einen Eindruck bekommst, wie das Anmelden für ein Mitglied funktioniert, kannst du es einfach ausprobieren.

Dazu klicke einfach im Menü auf den Punkt "Kundenansicht" unter "Kalender". Die Seite zeigt den Kalender mit deinen vorhandenen Veranstaltungen, wie deine Mitglieder die Kalender-Seite sehen. Wenn du nun eine Veranstaltung anklickst, kannst du die von dir verfassten Informationen dazu einsehen.
Falls du ausreichend Guthabenpunkte hast, kannst du dich durch den Klick auf den Button ANMELDEN zu der Veranstaltung anmelden. Falls du mehrere gültige Zuweisungen von Guthabenpaketen für die Anmeldung hast, musst du vor der Anmeldung auswählen, welche Zuweisung belastet werden soll. Die erfolgreiche Anmeldung wird durch eine Nachricht in der Anwendung und die schraffierte Darstellung der Veranstaltung im Kalender gekennzeichnet. Klickst du die Veranstaltung erneut an, kannst du dich durch den Klick auf den Button ABMELDEN wieder von der Veranstaltung abmelden. Sollte die Abmeldefrist noch nicht überschritten sein, bekommst du den Guthabenpunkt automatisch wieder gut geschrieben.