Erste Schritte mit SkedFlex Fitness


Hallo,

vielen Dank, dass du dich für SkedFlex Fitness entschieden hast. 
Ich bin Christoph und werde dich bei den ersten Schritten mit SkedFlex Fitness begleiten. Im Folgenden zeige ich kurz alle Funktionen und Einstellmöglichkeiten, damit dir der Einstieg in die Software möglichst leicht fällt.

Ich wünsche dir viel Spaß!

Schritt 0 - Die Oberfläche

In diesem Schritt beschreibe ich dir kurz den Aufbau der Oberfläche.

  1. An der linken Seite befindet sich das Menü, durch das du alle Seiten erreichen kannst. 
  2. Das Menü kann durch einen Klick auf das  Symbol zusammengefahren sowie aufgeklappt werden, sodass auch auf kleineren Bildschirmen ausreichend Platz zum Arbeiten bleibt.
  3. Die Zahl neben der Glocke zeigt dir die Anzahl deiner ungelesenen Mitteilungen an. Durch einen Klick auf das Symbol erhältst du eine Übersicht über deine neusten Mitteilungen mit weiteren Informationen.
  4. Mit einem Klick auf dieses Icon öffnet sich ein kleines Untermenü. Hier kannst du deine Profil-Informationen ändern oder dich von unserem System abmelden.
  5. In der Mitte der Oberfläche befindet sich der eigentliche Inhalt der aktuellen Seite. Die Seite kannst du über das Menü (1) wechseln. Auf dem Bild ist die Kurs- und Veranstaltungsplanung sichtbar.






Schritt 1 - Einen Kurs anlegen

Nach deinem ersten Login erscheint die Kalender-Seite. Dein Kalender ist zu Beginn noch völlig leer. Damit du deinen persönlichen Veranstaltungsplan erstellen kannst, musst du zuerst deine vorhandenen Kurse erstellen.

Einen Kurs erstellt du einfach, indem du auf den Button  klickst. Dieser Button befindet sich im Bereich "Kurs" auf der linken Seite.
Später werden in diesem Abschnitt alle Kurse, eingeteilt in ihre Kategorien, aufgelistet.





Die Eingabefelder:

Nachdem du auf den Button  geklickt hast, wird das Formular zum Eintragen der Daten geöffnet.

Im Tab "Daten" können folgende Angaben gemacht werden:

  Farbe:
Sowohl der Kurs im Bereich "Kurs" als auch die Veranstaltungen des Kurses im Kalender werden später in der gewählten Farbe angezeigt.

  Maximale Teilnehmerzahl:
Die Zahl gibt die verfügbaren Plätze pro Veranstaltung an und muss immer größer als "0" sein.

  Minimale Teilnehmerzahl:

Diese Zahl gibt an, wie viele Plätze belegt sein müssen, damit eine Veranstaltung dieses Kurses stattfindet. Ist die Anzahl unterschritten, werden nach Ablauf der Anmeldefrist alle angemeldeten Teilnehmer und der Kursleiter benachrichtigt, dass die Veranstaltung nicht stattfindet.
Möchtest du die intelligente automatische Kursabsage nicht nutzen, so trage einfach "0" ein.

  Wartelistenplätze:
Mit dieser Zahl kannst du angeben, wie viele Mitglieder höchstens auf die Warteliste können. Ist die Anzahl Wartelistenplätze "0", so ist keine Warteliste verfügbar. 

  Anmeldefrist:
Die Anmeldefrist eines Kurses gibt an, bis zu welcher Zeit vor Beginn einer Veranstaltung sich Mitglieder anmelden können.
Die Angabe ist wichtig, wenn du die automatische Kursabsage (Minimale Teilnehmerzahl) nutzt.

  Abmeldefrist:

Teilnehmer können sich vor Beginn einer Veranstaltung von dieser abmelden. Die Abmeldefrist gibt an, bis zu welcher Zeit vor Beginn dem Teilnehmer dabei die Guthabenpunkte wieder gut geschrieben werden.

  Kursleiter:
In diesem Feld wählst du den Kursleiter aus, der die Veranstaltungen dieses Kurses betreut.
In einer Veranstaltung kann diese Angabe ggf. geändert werden.

  Raum:
In diesem Feld gibst du den Raum an, in dem die Veranstaltungen dieses Kurses stattfinden. Gib einfach den Raum-Namen ein und bestätige den Raum durch Drücken des -Buttons. Später kannst du eingetragene Räume einfach aus einer Liste auswählen.
In einer Veranstaltung kann diese Angabe ggf. geändert werden. 








Weiter geht es mit dem Tab "Details", der zur Kursbeschreibung dient:


  Informationen zum Kurs:
Hier kannst du den Kurs und das enthaltene Training beschreiben. So können sich Neulinge direkt informieren, was in dem Kurs trainiert wird.


  Foto:
Das Foto eines Kurses wird mit der Kursbeschreibung angezeigt.


Im Tab "Optionen" sind folgende Dinge zu beachten:


  Kurskategorie:
Mit der Kurskategorie kannst du die verschiedenen Kurse unterteilen. 
Zu Beginn ist noch keine Kategorie verfügbar. Du kannst, genau wie beim Raum-Feld, einfach einen neuen Kategorie-Namen eingeben und diesen durch Drücken des  Buttons neu hinzufügen.

  Trainingsstufe:

Mit der Trainingsstufe erhältst du die Möglichkeit deine Kurse in unterschiedliche Schwierigkeitsgrade zu unterteilen.


  Zuweisung Guthabenpakete:

Mit der Abfrage "In welchen Paketen ist der Kurs enthalten?" kannst du deine erstellen Guthabenpakete auswählen und den Kurs dadurch mit den Paketen verlinken. Zu Guthaben und Guthabenpaketen erfährst du mehr ab Schritt 4. Lasse dieses Feld erstmal leer.









Schritt 2 - Eine Veranstaltung erstellen

Du hast gerade deinen ersten Kurs angelegt. Klasse! Jetzt ist es an der Zeit eine Veranstaltung für deinen Veranstaltungsplan zu erstellen. Später besteht dein Kalender aus vielen verschiedenen Veranstaltungen, die dein ganzes Kursangebot abdecken.

Eine Veranstaltung legst du an, indem du einfach den gewünschten Kurs an dem Symbol anpackst und in den gewünschten Tag des Kalenders ziehst. Nach dem Loslassen des Kurses wird die Ansicht geöffnet, um Veranstaltungen anzulegen oder zu bearbeiten. 





Beginnen wir mit dem ersten Tab "Daten":

  Datum:
Das Datum wird beim Anlegen per Drag`n`Drop automatisch befüllt. Im Doppelklick-Modus kann in diesem Feld das Datum der Veranstaltung festgelegt werden.

  Start / Ende:
Lege die Uhrzeit fest, wann die Veranstaltung startet und endet.

  Serientermine:

Wähle neben der Uhrzeit auch die Wochenttage und ein Wiederholungsdatum und lege dadurch mehrere Veranstaltungstermine gleichzeitig an. Erstelle so beispielsweise eine Veranstaltung, die montags, donnerstags sowie freitags von 09:00 bis 10:30 Uhr läuft und sich von heute bis zum 10. Mai wiederholt.



  Kursleiter:
Das Eingabefeld Kursleiter ist standardmäßig mit dem Namen des im Kurs angegeben Kursleiters gefüllt. Soll für diesen Termin eine Vertretung einspringen, so kannst du diese hier festlegen. 
Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird die Kursleiter-Wahl für alle Termine übernommen!

  Raum:
Das Eingabefeld Raum ist standardmäßig mit dem Namen des im Kurs angegeben Raumes gefüllt. Auch hier kann der Raum für diese eine Veranstaltung geändert werden.
Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird die Raum-Wahl für alle Termine übernommen!

  Trainingsplan:
Willst du deine Teilnehmer schon vor der Veranstaltung auf den laufenden halten, was du in der nächsten Stunde vor hast?  Nutze den Trainingsplan, um vorab die Übungen der Veranstaltung zu veröffentlichen. Präsentiere in jeder Woche deinen aktuellen WOD oder liefere wichtige Informationen für die nächste Veranstaltung.
Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird der Trainingsplan für alle Veranstaltungen übernommen. Du solltest ihn dann bei Bedarf in allen Veranstaltungen entsprechend anpassen.


Weiter gehts mit dem Tab "Teilnehmern":

In diesem Bereich kannst du direkt Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen. Suche einfach nach einem Vor-, Nach- oder Benutzernamen und wähle das passende Mitglied aus der Vorschlagsliste aus. Mit einem Klick auf den Button  wird das Mitglied dann in die Teilnehmerliste aufgenommen. Du als Administrator kannst zusätzlich bestimmen, ob der Besuch der Veranstaltung den Teilnehmer einen Guthabenpunkt kosten soll oder nicht. So kannst du individuell deine Teilnehmer zu Schnupperkursen einladen oder Stammkunden mit einem Gratis-Training belohnen.

Die Teilnehmerliste hat im späteren Verlauf eine wichtige Rolle für dich oder andere Kursleiter. Du kannst zu jeder Zeit prüfen, welche Teilnehmer bereits für eine Veranstaltung angemeldet sind, kannst weitere Mitglieder hinzufügen oder Mitglieder von der Teilnehmerliste nehmen ( Icon). 








Schritt 3 - Ein Mitglied hinzufügen

In den meisten Fällen registrieren sich deine Mitglieder selbstständig bei SkedFlex-Fitness -- Gib den Link zu deinem Studio-SkedFlex-Account einfach an deine Mitglieder weiter! Jedes mal, wenn sich ein neues Mitglied registriert, bekommst du eine Mitteilung in der Anwendung und zusätzlich per E-Mail, da du die Registrierung deiner Mitglieder bestätigen musst. Dadurch wird sichergestellt, dass sich nur deine Mitglieder zu deinen Veranstaltungen anmelden können.


In diesem Schritt wollen wir nun manuell ein Mitglied anlegen. Dazu musst du im Menü auf den Punkt "Benutzer" klicken. Auf dieser Seite werden dir alle bisher registrierten Mitglieder aufgezeigt. Du kannst alle relevanten Daten deiner Mitglieder einsehen und anpassen und auch Mitglieder löschen. 

Ein neues Mitglied kannst du anlegen, indem du den Button  anklickst. Daraufhin erscheint ein Formular, in dem du alle wichtigen Stammdaten deines neues Mitgliedes eintragen musst. Das Passwort kannst du selbst vergeben oder genieren lassen - dein Mitglied sollte nach dem ersten Login ein eigenes Passwort festlegen.

Bitte wähle als Rolle "Mitglied" aus, da wir später diesen Account verwenden wollen, um uns in die Mitgliederansicht einzuloggen.




Tab: "Trainingsstufen":

Damit deine Mitglieder nicht an zu schwierigen Kursen teilnehmen können, kannst du jedem Mitglied pro Kurskategorie eine eigene Trainingsstufe zuweisen. Deine Mitglieder können dann nur Veranstaltungen sehen, die maximal ihrer Trainingsstufe (in der jeweiligen Kategorie) entsprechen. So kannst du für erfahrene Mitglieder andere Kurse anbieten als für Anfänger. 






Schritt 4 - Ein Guthabenpaket (Kontingentpaket) erstellen

Damit sich ein Mitglied deines Studios zu einer deiner Veranstaltungen anmelden kann, muss dieses Mitglied verfügbare Guthabenpunkte haben. Für die Teilnahme an einer Veranstaltung benötigt ein Mitglied genau einen Guthabenpunkt. Diese Punkte kannst du dem Mitglied durch ein Guthabenpaket geben. 


Ein solches Guthabenpaket legt grundlegend die Anzahl der Guthabenpunkte fest, die dem Mitglied in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen. Welche weiteren Informationen im Guthabenpaket festgelegt werden, erfährst du gleich. Du kannst beliebig viele Guthabenpakete anlegen, um so alle deine Abrechnungsarten in SkedFlex Fitness umzusetzen. Diese Guthabenpakete kannst du anschließend deinen Teilnehmern zuweisen, wobei auch Zuweisungen von zwei oder mehr Paketen zu einem Mitglied möglich sind.


"Mit einem Guthabenpaket kannst du beispielsweise festlegen, dass ein Mitglied einmal in der Woche trainieren darf. Oder, dass ein Mitglied an 5 Veranstaltungen im Monat teilnehmen darf. Auch zeitlich begrenzte Karten, wie eine 7er Karte gültig für drei Monate, kannst du anlegen."

Zur Erstellung deines ersten Paketes gehst du über das Menü auf die Seite "Verträge → Pakete". Um ein neues Paket zu erstellen klickst du den Button , woraufhin das Formular "Paket bearbeiten" angezeigt wird.

In dieser Ansicht kannst du nun dein Guthabenpaket erstellen. Folgende Informationen werden für das Guthabenpaket gefordert:


  Name / Beschreibung:
Vergebe einen eindeutigen Namen, sodass du zu jeder Zeit weißt, um welches Paket es sich handelt. Die Beschreibung wird deinem Teilnehmer später in ihrer "Guthabenansicht" angezeigt. 


  Laufzeit:

Die Laufzeit gibt an, wie lange das Paket gültig ist. Weißt du später einem Mitglied das Paket zu, wird automatisch die Laufzeit auf das Startdatum der Zuweisung aufgerechnet. Die Laufzeit kann in Monaten, Wochen und Tagen festgelegt werden, wobei ein Monat gleich 30 Tagen entspricht.


  Checkbox "Laufzeit-Verlängerung" 
Die Checkbox "Laufzeit-Verlängerung" kann angehakt werden, wenn die Laufzeit des Guthabenpaketes automatisch verlängert werden soll. Die Zuweisungen von Mitgliedern, die solch ein Paket haben haben und bei denen das End-Datum überschritten wurde, werden automatisch vom System verlängert. Dabei wird die Laufzeit des Guthabenpaketes auf das End-Datum der Zuweisung aufgerechnet.


  Kündigungsfrist
Gebe hier an, bis wann ein Mitglied sein Guthabenpaket gekündigt haben muss, sodass sich dies nicht automatisch verlängert. 

(Zur Zeit ist die Funktion, dass Mitglieder selbständig ein Paket kündigen können, noch nicht in SkedFlex enthalten)


  Checkbox "Laufzeit anzeigen"
Wählst du diese Checkbox an, wird in der Teilnehmeransicht die Laufzeit des Paketes angezeigt. Diese Information ist standardmäßig ausgeblendet.


  Kurszuordnung
Guthabenpakete können auf Besuche spezieller Kurse beschränkt werden. Beschränkst du das Paket auf Kurse, so kann ein Guthabenpunkt aus dem Paket nur für einen der angegebenen Kurse eingelöst werden.

Du kannst dieses Feld leer lassen, wenn das Paket für alle Kurse von dir gültig sein soll. Bei der Auswahl einer Kurskategorie werden automatisch alle Kurse dieser Kategorie in die Liste eingetragen. 
Da du zur Zeit nur einen Kurs hast, wird auch nur dieser als Auswahl zu Verfügung stehen. 


  Guthaben
Hier kannst du nun eine Kombination aus verschiedenen Guthabenpunkten vergeben. Durch einen Klick auf den "+"-Button bestätigst du die Eingabe in der jeweiligen Zeile und es erscheint eine weitere Zeile für weitere Eingaben zu diesem Paket. Möchtest du keine weiteren Punkte zu diesem Paket hinzufügen, so kannst du die unterste Zeile einfach leer lassen. Möchtest du eine Zeile wieder aus dem Paket entfernen, betätige einfach den roten "-"-Button. 



Schritt 5 - Das Guthabenpaket (Kontingentpaket) einem Mitglied zuweisen

Damit deinen Mitgliedern Guthaben zur Verfügung steht, musst du ihnen ein Guthabenpaket zuweisen. Dies kannst du im Menu unter "Verträge → Zuweisungen" machen. 

Wähle dazu zunächst ein Mitglied aus. In der darunter liegenden Tabelle werden dir dann seine zugewiesenen Guthabenpakete mit allen wichtigen Informationen angezeigt.


Über den Button  kannst du dem Benutzer ein neues Guthabenpaket zuweisen. Mit Klick auf den Button öffnet sich ein Dialog, in dem du das gewünschte Paket auswählen kannst und das "Gültig ab"-Datum festlegst. Anschließend wird das "Gültig bis"-Datum anhand der Laufzeit des Pakets automatisch vom System berechnet. Du hast die Möglichkeit das "Gültig bis"-Datum zu ändern, wodurch du für die erste Laufzeit des Pakets eine abweichende Zeit definieren kannst. Mit einem Klick auf  wird das Paket dem Benutzer zugewiesen. Du kannst einem Mitglied beliebig viele Pakete zuweisen.


Über den Button  kannst du die Kündigung eines Pakets vormerken. Wenn das Ende der Laufzeit erreicht ist, wird das Paket automatisch gelöscht und nicht weiter verlängert. Zusätzlich kann ein Kündigungsgrund eingegeben werden, der, solange das Paket noch nicht gelöscht ist, in der Tabelle zu sehen ist.


Über den Button  kannst du eine Zuweisung direkt löschen. Diese Aktion ist unwiderruflich und löscht die gewählte Zuweisung nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage. 



Schritt 6 - Die Kundenansicht

Dein System ist nun eingerichtet, deine Mitglieder können sich nun zu den angelegten Veranstaltungen anmelden! Damit du einen Eindruck bekommst, wie das Anmelden für ein Mitglied funktioniert, kannst du es einfach ausprobieren.

Dazu klicke einfach im Menü auf den Punkt "Kundenansicht" unter "Kalender". Die Seite zeigt den Kalender mit deinen vorhandenen Veranstaltungen, wie deine Mitglieder die Kalender-Seite sehen. Wenn du nun eine Veranstaltung anklickst, kannst du die von dir verfassten Informationen dazu einsehen.
Falls du ausreichend Guthabenpunkte hast, kannst du dich durch den Klick auf den Button  zu der Veranstaltung anmelden. Falls du mehrere gültige Zuweisungen von Guthabenpaketen für die Anmeldung hast, musst du vor der Anmeldung auswählen, welche Zuweisung belastet werden soll. Die erfolgreiche Anmeldung wird durch eine Nachricht in der Anwendung und die schraffierte Darstellung der Veranstaltung im Kalender gekennzeichnet. Klickst du die Veranstaltung erneut an, kannst du dich durch den Klick auf den Button  wieder von der Veranstaltung abmelden. Sollte die Abmeldefrist noch nicht überschritten sein, bekommst du den Guthabenpunkt automatisch wieder gut geschrieben.


Vielen Dank, dass du mit mir die Ersten Schritte zu SkedFlex Fitness durchgeführt hast.
Hast du noch weitere Fragen? 
Schaue dir unsere detaillierte Hilfe an
oder kontaktiere uns unter folgenden Daten:   

E-Mail: support@skedflex.de