Abrechnung / Rechnungswesen
Hallo, ich freue mich, dass du dich für unser Abrechnungsmodul interessierst.
Mein Name ist Christoph und ich werde dir im Folgenden die Änderungen aufzeigen, die durch das Modul entstanden sind, und die Einrichtung mit dir durchführen.
Schritt 1 - Angabe deiner Bankdaten
Nach der Aktivierung des Moduls findest du unter dem Menüpunkt "Konfiguration" einen neuen Tab "Abrechnung". Bitte trage hier umgehend deine Bankdaten ein, denn nur mit korrekt angegebenen Daten ist das Modul funktionsfähig.
Folgende Angaben sind notwendig:
Kontoinhaber, BIC und IBAN.:
Diese Angaben werden in der Rechnungserstellung und bei der SEPA-Generierung verwendet. Die Angabe deiner Bank ist optional.
Unternehmen und Gläubiger-ID:
Gebe hier deinen vollständigen Unternehmensname sowie deine Gläubiger-ID an. Nur mit gültiger Gläubiger-ID kann deinen Kunden das SEPA-Mandat ausgestellt und anschließend die SEPA-Lastschriften erstellt werden.
E-Mail:
Die E-Mail Adresse ist für Support-Anfragen deiner Kunden, die Fragen zu einer ihrer Rechnungen haben. Gib hier unbedingt eine gültige Adresse, beispielsweise billing@dein-unternehmen.de, an.
Folgendes ist optional:
Checkbox "Verkaufsansicht":
Mit dem Abrechnungsmodul können deine Mitglieder selbstständig Kontingentpakete erwerben. Was du beim Erstellen von Kontingentpaketen für die Verkaufsansicht beachten musst, erfährst du im Schritt drei.
Briefpapier:
Du kannst dein eigenes Briefpapier für die Rechnungen verwenden. Welche Vorgaben für das Briefpapier notwendig sind, findest du hier.
PayPal Einstellungen:
Erworbene Kontingentpakete können deine Mitglieder per Paypal bezahlen. Damit die Paypal-Zahlung funktioniert, musst du einen aktiven Paypal-Account besitzen. Außerdem musst du deine Client-ID sowie dein Secret über die Paypal-API erzeugen und dann im SkedFlex System angeben. Wie das funktioniert erfährst du hier.
Schritt 2 - Angabe der Adress- und Bankdaten deiner Mitglieder
Damit du die SEPA-Lastschrift bei deinen Mitglieder durchführen kannst, müssen diese gültige Adress- und Bankdaten in ihrem Profil hinterlegt haben. Die Daten kannst du entweder über die Benutzerverwaltung eintragen oder deine Mitglieder bitten ihre Adresse über ihre Profilansicht anzugeben. Erst, wenn ein Mitglied Adress- sowie Bankdaten hinterlegt hat, ist eine SEPA Zuweisung möglich.
SEPA-Mandat
Bei der Eingabe der Bankinformationen generiert unser System automatisch ein SEPA-Mandat für das jeweilige Mitglied. Die eindeutige Mandats-Nummer findest du bei den Bankinformationen. Später wird die Mandats-Nummer bei jeder SEPA-Lastschrift des Kunden angegeben. Dein Kunde bekommt zusätzlich ein Dokument mit dem SEPA-Mandat per E-Mail zugesandt.
Schritt 3 - Kontingentpakete anpassen
Mit der Aktivierung des Moduls werden die Kontingentpakete um einige Eigenschaften erweitert. Soll das Abrechnungsmodul bei einem deiner bereits erstellten Kontingentpakete verwendet werden, musst du die Informationen des Paketes um die neuen Eigenschaften ergänzen. Sollen deine bisherigen Kontingentpakete bei der automatischen Abrechnung nicht berücksichtigt werden, sind keine Änderungen notwendig.
Folgende Eigenschaften sind neu hinzugekommen:
Kündigungsfrist:
Pakete mit einer periodischen Laufzeit haben nun zusätzlich eine Kündigungsfrist. Deine Mitglieder können ein solches Paket jederzeit im Skedflex System kündigen. Mit der Kündigungsfrist gibts du an, wie viele Tage, Wochen oder Monate vor Vertragsende die Kündigung durchgeführt werden muss. Kündigt ein Mitglied nach Ablauf der Frist, so wird der Vertrag um eine weitere Periode verlängert und im Anschluss ordentlich beendet.
Preis:
Der angegebene Preis versteht sich inklusive Mehrwertsteuer und wird bei der Rechnungserstellung verwendet. Du kannst wählen, ob der Preis monatlich oder einmalig abgebucht werden soll. Wenn du also ein Paket mit sechs Monaten Laufzeit hast, bei dem jedoch jeden Monat der Betrag eingezogen wird, trage den Monatspreis ein und wähle monatliche Zahlung. Bei Paketen wie der 7er-Karte hingegen, macht eine einmalige Zahlung zu Beginn des Abrechnungszeitraumes Sinn.
Die weiteren Punkte sind nur für die Verkaufsansicht relevant.
Checkbox "Verkaufsbereich":
Mit dem Abrechnungsmodul erhalten deine Mitglieder eine neue Ansicht, den Verkaufsbereich. Hier werden alle Pakete angezeigt, bei denen du die Checkbox "Verkaufsbereich" aktiviert hast. Diese Pakete können durch deine Teilnehmer selbstständig gebucht werden. Hinweis: Möchtest du deinen Mitgliedern die PayPal-Zahlung anbieten, so musst du den Verkaufsbereich aktivieren, da eine PayPal-Zahlung nur aktiv durch deine Kunden durchgeführt werden kann. Weitere Informationen zum Verkaufsbereich erhälst du nach Schritt 5 auf dieser Seite.
Anzahl verkaufbare Einheiten:
Bietest du ein Kontingentpaket mit begrenzter Kapazität an, nutze dieses Feld. Das Paket ist anschließend nur so oft von deinen Kunden erwerbbar, wie du hier angegeben hast. Beim Erreichen der Verkaufszahl ist das Paket für deine Mitglieder nicht mehr erhältlich.
Anzeigen bis:
Mit diesem Feld kannst du das Angebot eines Paketes im Verkaufsbereich zeitlich begrenzen. Nach dem angebenden Datum wird das Paket nicht mehr im Verkaufsbereich angezeigt und ist entsprechend nicht mehr für deine Mitglieder erhältlich.
Tipp
Du bietest als Aktion ein spezielles Workout mit begrenzter Teilnehmerzahl an? Erstelle ein Kontingentpaket, das ausschließlich für das angegebene Workout nutzbar ist, und begrenze die Anzahl der verkaufbaren Einheiten auf die maximale Teilnehmerzahl. So kannst du sicherstellen, dass nicht mehr Mitglieder für das spezielle Workout bezahlen, als du Plätze zur Verfügung hast. Mit der "Anzeigen bis"-Option lässt sich der Kauf des Aktionpaketes bequem zeitlich begrenzen.