Schritt 2 - Eine Veranstaltung erstellen
Eine Veranstaltung legst du an, indem du einfach den gewünschten Kurs an dem -Symbol anpackst und in den gewünschten Tag des Kalenders ziehst. Nach dem Loslassen des Kurses wird die Ansicht geöffnet, um Veranstaltungen anzulegen oder zu bearbeiten.
Doppelklick
Hast du Schwierigkeiten mit der Drag`n`Drop Funktion oder verwendest du SkedFlex auf einem Touch-Device?
Kein Problem! Genau dafür haben wir den Doppel-Klick Modus eingebaut. Durch ein Doppelklick auf den gewünschten Kurs wird wie bei der Drag`n`Drop Funktion die Veranstaltungsansicht geöffnet. Hier muss nur zusätzlich das Datum angegeben werden.
Folgend werde ich ein paar Informationen und Tipps für den Veranstaltungsmodus liefern, die dir die Eingabe der Werte erleichtern soll.
Beginnen wir mit dem ersten Tab "Daten":
Datum:
Das Datum wird beim Anlegen per Drag`n`Drop automatisch befüllt. Im Doppelklick-Modus kann in diesem Feld das Datum der Veranstaltung festgelegt werden.
Serientermin:
Hast du ein neuen Termin durch Drag-n-Drop oder Doppelklick angelegt? Dann erscheint in der ersten Ansicht zusätzlich ein Datums-Feld für Serientermine. Hier kannst du eingeben bis zu welchem Enddatum die Veranstaltung stattfindet. Es werden so automatisch von Startdatum bis Serien-Enddatum für jede Woche zum gewählten Wochentag und der gewählten Uhrzeit ein Veranstaltungstermin angelegt. Beispielweise soll Yoga jede Woche Montag von 18 -19 Uhr bis zum 23. Dezember 2016 stattfinden?
Kursleiter:
Das Eingabefeld Kursleiter ist standardmäßig mit dem Namen des im Kurs angegeben Kursleiters gefüllt. Soll für diesen Termin eine Vertretung einspringen, so kannst du diese hier festlegen. (Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird die Kursleiter-Wahl für alle Termine übernommen!)
Raum:
Das Eingabefeld Raum ist standardmäßig mit dem Namen des im Kurs angegeben Raumes gefüllt. Auch hier kann der Raum für diese eine Veranstaltung geändert werden. (Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird die Raum-Wahl für alle Termine übernommen!)
Trainingsplan:
Willst du deine Teilnehmer schon vor der Veranstaltung auf den laufenden halten, was du in der nächsten Stunde vor hast? Nutze den Trainingsplan, um vorab die Übungen der Veranstaltung zu veröffentlichen. Präsentiere in jeder Woche deinen aktuellen WOD oder liefere wichtige Informationen für die nächste Veranstaltung. (Falls du einen Serientermin gewählt hast, wird der Trainingsplan für alle Veranstaltungen übernommen)
Weitere Verwendung
Die nächste Veranstaltung soll draußen stattfinden oder es wird mit speziellen Geräten trainiert? Nutze den Trainingsplan und warne deine Teilnehmer vor, dass sie geeignetes Schuhwerk oder die Geräte mitbringen sollen.
Weiter gehts mit dem Tab "Teilnehmern":
In diesem Bereich kannst du direkt Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen. Suche einfach nach einem Vor-, Nach- oder Benutzernamen und wähle das passende Mitglied aus der Vorschlagsliste aus. Mit einem Klick auf den Hinzufügen-Button wird der Teilnehmer dann in die Liste aufgenommen. Du als Administrator kannst zusätzlich bestimmen, ob der Besuch der Veranstaltung dem Teilnehmer einen Kontingentpunkt kosten soll oder nicht. So kannst du individuell deine Teilnehmer zu Schnupperkursen einladen, um andere Kurse kennen zu lernen, oder Stammkunden mit einem Gratis-Training belohnen.
Die Teilnehmerliste hat im späteren Verlauf eine wichtige Rolle für dich oder andere Kursleiter. Du kannst zu jeder Zeit prüfen, welche Teilnehmer bereits für eine Veranstaltung angemeldet sind, kannst weitere einladen oder Teilnehmer von der Veranstaltung ausschließen. Dazu einfach auf das sichtbare -Symbol klicken.
Warteliste
Wenn die Teilnehmerliste voll ist, rutschen weitere Teilnehmer automatisch auf die Warteliste. Auch wenn du Sie manuell zu der Teilnehmerliste hinzufügst.
Teilnehmer auf der Warteliste können im Wartenlisten-Tab eingesehen werden. Du kannst Teilnehmer von der Warteliste löschen, aber nicht manuell auf die Teilnehmerliste verschieben! Diese Arbeit übernimmt automatisch unser System. Weitere Informationen zur Warteliste findet du hier: LINK.
Teilnehmeransicht
Schau mal in der Navigationsleiste unter Kalender → Kundenansicht. In dieser Ansicht werden die Veranstaltungen so dargestellt, wie Sie deine Mitglieder anschließend in ihrer Ansicht sehen würden. Wie du siehst, ist dein angelegter Termin für deine Mitglieder sicht- und buchbar. Genauere Infos zur Kundenansicht zeige ich in Schritt 6.