Guten Tag
und vielen Dank, dass Sie sich für PSA-Audit entschieden haben.
Ich bin Christoph und werde Sie bei den ersten Schritten mit PSA-Audit begleiten. Im Folgenden zeige ich kurz alle Funktionen und Einstellmöglichkeiten, damit Ihnen der Einstieg in die Software möglichst leicht fällt.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß!
Schritt 1 - Aufbau der Hierarchien verstehen
Es ist sehr wichtig, dass Sie den Aufbau der Datenstrukturen von PSA-Audit verstehen, denn dann erkennen Sie die Zusammengehörigkeit zwischen Stammdaten und PSA-Artikeln. Deshalb werde ich Ihnen im Folgenden die einzelnen Zusammenhänge in PSA-Audit detailliert beschreiben.
Nach dem erfolgreichen Login und der Auswahl der Hauptgruppe landen Sie auf der Übersichtsseite Ihrer PSA-Artikel. Um aber Ihre ersten Artikel einpflegen zu können, müssen Sie zunächst Ihre Stammdaten anlegen.
Gruppen von Stammdaten
In PSA-Audit gibt es drei zusammengehörige Gruppen von Stammdaten:
Schritt 1: Hauptgruppen und Materialsätze anlegen
Die Hauptgruppen und Gruppen Materialsätze dienen der Strukturierung der PSA-Artikel. Je nach gewähltem PSA-Paket können Sie bis zu zehn Hauptgruppen erstellen, die jeweils unbegrenzt viele Gruppen Material- und Untergruppen Untermaterialsätze enthalten können. Dadurch lassen sich die PSA-Artikel genau in Ihre Unternehmensstruktur eingliedern. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und vereinfacht das Auffinden von bestimmten PSA-Artikeln. Außerdem wissen Sie so zu jeder Zeit welcher PSA-Artikel sich wo im Einsatz befindet.
PSA-Typen & Modelle:Die Hauptgruppen dienen der obergeordneten Strukturierung, bspw. in Organisationseinheiten / Abteilungen / Kunden... Sie müssen in PSA-Audit immer eine aktive Hauptgruppe auswählen und sehen nur die Daten zu der gewählten Hauptgruppe. Um die Daten einer anderen Hauptgruppe zu sehen, müssen Sie immer erst in die gewünschte Hauptgruppe wechseln.
Materialsätze dienen der Strukturierung Ihrer PSA-Artikel innerhalb einer Organisationseinheit / Abteilung oder eines Kunden. Legen Sie die Struktur so fest wie Sie es benötigen. Materialsätze können auch ineinander verschachtelt werden, damit Sie den größtmöglichen Gestaltungsspielraum haben.
Weitere Informationen zum Anlegen von Hauptgruppen und Materialsätzen finden Sie hier:
Prüfprotokolle & Prüfkategorien
Wie zuvor genannt kann nun jeder PSA-Typ genau ein Prüfprotokoll besitzen. Ein Protokoll besteht aus verschiedenen Text-Einträgen, die beschreiben, wie die Elemente eines PSA-Artikels geprüft werden müssen. Jedem dieser Text-Einträge wird bei einer Prüfung einer der Status: "G Gut, Ü: Überwachen, R: Reparieren, A: Aussondern" zugewiesen und somit festgelegt, ob der PSA-Artikel noch gebrauchstauglich ist oder nicht.
Prüfkategorien wurden eingeführt, um die Lesbarkeit der Protokolle zu erhöhen. Einige Elemente an PSA-Artikeln werden durch viele einzelne Tests geprüft, die alle als Text-Einträge im Protokoll enthalten sind. Die Text-Einträge dieser einzelnen Tests werden mit Hilfe der Prüfkategorien gruppiert, sodass Sie systematisch die Elemente nacheinander prüfen können. Diese Kategorien sind anschließend auch im Prüfprotokoll enthalten und erhöhen die Lesbarkeit.
Erste Schritte sind also:
- Verschiedene Gruppen anlegen, die Ihre Organisation abbilden.
- Die PSA-Typen prüfen und gegebenenfalls um weitere Typen ergänzen.
- Die verschiedenen Hersteller-Modelle anlegen, die Sie im Unternehmen einsetzten.
Schritt 2: PSA-Typen und Modelle anlegen
Der PSA-Typ teilt die PSA-Artikel in unterschiedliche Typen ein, wie beispielsweise Seilwinden, Helme, Gurte, etc. Diese Einteilung ist vor allem für die Prüfung der PSA-Artikel relevant.
Sie haben die Möglichkeit zu jedem PSA-Typ anschließend genau ein Prüfprotokoll anzulegen, welches für die zukünftigen Prüfungen der PSA-Artikel des PSA-Typs verwendet wird. Also wird jeder PSA-Artikel des selben PSA-Typs mit dem selben Prüfprotokoll geprüft und dokumentiert.
Das Modell beschreibt nun den genauen Typ des Herstellers. Sie können beispielsweise Seilwinden von Edelrid, Black Diamond oder anderen Herstellern besitzen. Mit der genauen Beschreibung wissen Sie sofort welches Modell der PSA-Artikel ist und erhalten eine bessere Zuordnung.
Prüfprotokolle & Prüfkategorien
Schritt 3: Prüfprotokolle, Prüfkategorien und Prüfkriterien anlegen bzw. verwalten
Wie zuvor genannt kann nun jeder PSA-Typ genau ein Prüfprotokoll besitzen. Ein Protokoll besteht aus verschiedenen Text-Einträgen, die beschreiben, wie die Elemente eines PSA-Artikels geprüft werden müssen. Jedem dieser Text-Einträge wird bei einer Prüfung einer der Status: "G Gut, Ü: Überwachen, R: Reparieren, A: Aussondern" zugewiesen und somit festgelegt, ob der PSA-Artikel noch gebrauchstauglich ist oder nicht.
Prüfkategorien wurden eingeführt, um die Lesbarkeit der Protokolle zu erhöhen. Einige Elemente an PSA-Artikeln werden durch viele einzelne Tests geprüft, die alle als Text-Einträge im Protokoll enthalten sind. Die Text-Einträge dieser einzelnen Tests werden mit Hilfe der Prüfkategorien gruppiert, sodass Sie systematisch die Elemente nacheinander prüfen können. Diese Kategorien sind anschließend auch im Prüfprotokoll enthalten und erhöhen die Lesbarkeit.
Erste Schritte sind also:
Schritt 4 - PSA-Artikel anlegen
Schritt 5 - PSA-Prüfung durchführen:
Schritt 2 - Gruppen anlegen:
Unter dem Menüpunkt "Stammdaten → Gruppen" können Sie die benötigten Gruppen anlegen und so Ihre PSA-Artikel genau in Ihre Unternehmensstruktur einordnen. Mit unbegrenzt vielen Gruppen und Untergruppen sind keine Grenzen zur Strukturierung ihrer PSA-Artikel gesetzt.
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Sie können PSA-Artikel nur in Gruppen der untersten Ebene hinzufügen. |
Eine Gruppe mit Untergruppe wird wie folgt dargestellt:
Jede Gruppe können Sie umbenennen sowie die Farbe ändern (), verschieben () oder löschen (). Falls die Gruppe keine PSA-Artikel besitzt können Sie außerdem der Gruppe eine Untergruppe hinzufügen ().
Obergruppe: Eine neue "Obergruppe" erstellen Sie einfach, indem Sie auf den Button klicken und anschließen die erforderlichen Daten erfassen.
Untergruppe: Eine Untergruppe erstellen Sie indem Sie auf das -Symbol der gewünschten Obergruppe klicken und die erforderlichen Daten erfassen. Sollte die gewünschte Obergruppe nicht das Symbol der Gruppen-Erstellung enthalten, liegt das an folgender Ausnahme:
Ausnahme sind Obergruppen, die bereits PSA-Artikel beinhalten. PSA-Artikel können nur in Gruppen der untersten Ebene hinzugefügt werden, sodass ein nachträgliches Einfügen einer weiteren Untergruppe nicht mehr möglich ist.
Schritt 3 - PSA-Typen hinzufügen:
Unter dem Menüpunkt "Stammdaten → PSA-Typen" können sie die verschiedenen PSA-Typen festlegen. Mit Hilfe des PSA-Typen wird das Prüfintervall und die Prüf-Fragen auf dem Prüfungsformular festgelegt. Zusätzlich können Sie schnell und einfach an dem PSA-Typen erkennen, um welchen Gegenstand es sich bei einem PSA-Artikel handelt. Unterschiedliche PSA-Typen sind beispielsweise Helme, Abseilgeräte, Verbindungsmittel, etc.
Neuen PSA-Typ erstellen:
Klicken Sie einfach auf den Button , um einen neuen PSA-Typen zu erstellen. Anschließend müssen Sie noch den Namen, eine Beschreibung und das Prüfintervall des Typs festlegen.
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Haben Sie spezielle PSA-Artikel, bei denen sich das Prüfintervall von den anderen Artikeln des gleichen Typs unterscheiden? Dies können Sie in "Stammdaten → Modelle" erfassen. Modelle können eine von dem PSA-Typ abweichende Intervallzeit besitzen und so spezielle Anforderungen eines PSA-Artikels abbilden. |
| Warning | ||
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PSA-Artikel, die dem neuen PSA-Typen zugeordnet sind, können Sie erst prüfen, wenn Sie im Menü "Stammdaten → Prüfprotokolle" für den neuen PSA-Typen Ihr individuelles Prüfprotokoll erstellt haben. Anschließend erhalten Sie bei der Prüfung des Artikels die von Ihnen festgelegten Prüfkriterien bei der Prüfung. |
Schritt 4 - Die Hersteller-Modelle anlegen:
Jedem PSA-Artikel wird neben dem PSA-Typen zusätzlich ein spezielles Modell zugeordnet. Dadurch wissen Sie sofort, um welche Art von PSA es sich handelt und von welchem Hersteller es ist. Das Modell sollte der Artikelbeschreibung des Herstellers entsprechen, um die Zuordnung zu gewährleisten.
Ein Modell enthält folgende Angaben:
- Titel:
Der Titel sollte der Artikelbeschreibung des Herstellers entsprechen. - Beschreibung:
Eine zusätzlich Beschreibung, um das Modell in Ihrem Unternehmen besser identifizieren zu können. - Prüfintervall:
Sie können einem Modell ein zusätzliches Prüfintervall zuweisen, falls dieses von dem Intervall des PSA-Typen abweicht. Gibt es kein abweichendes Intervall, so wird hier 0 gespeichert und automatisch die Intervallzeit aus dem PSA-Typen genutzt.
Schritt 5 - Prüfprotokolle prüfen und anpassen:
Damit Sie später Ihre PSA-Artikel prüfen und dokumentieren können, müssen Sie vorher die Prüfprotokolle anpassen. Unter "Stammdaten → Prüfprotokolle" können Sie für jeden PSA-Typen Ihr eigenes individuelles Protokoll erstellen. Bei einer anschließenden Prüfung eines PSA-Artikels des selben PSA-Typs werden dann die von Ihnen ausgewählten Prüfkriterien angezeigt. Zusätzlich haben wir bereits eine Anzahl verschiedener Protokolle für Sie angelegt.
Protokoll erstellen oder bearbeiten:
Ein Protokoll kann erstellt und bearbeitet werden, indem zuerst der gewünschte PSA-Typ aus der Liste ausgewählt und anschließend der Button betätigt wird. Anschließend gelangen sie in die "Protokoll bearbeiten"-Ansicht. In dieser können Sie nun beliebig viele Prüfkriterien eintragen, welche bei einer Prüfung durch das Anhaken einer Checkbox bestätigt werden müssen.
Jedem Protokoll können Sie beliebig viele Prüfkriterien zuordnen. Jeder Eintrag wird zusätzlich einer Prüfkategorie zugeordnet, welche für die Anordnung der Kriterien im Prüfprotokoll verantwortlich ist. Kategorisieren Sie zusammenhängende Prüfkriterien, sodass diese bei der Prüfung direkt untereinander angezeigt werden.
Schritt 6 - PSA-Artikel anlegen:
Einen neuen PSA-Artikel können Sie in Ihrem PSA-Audit System erfassen, indem Sie im Menü "Übersicht → PSA hinzufügen" wählen. Es erscheint das nachfolgend zusehende Formular, indem alle benötigten Daten einzutragen sind.
Gruppe
Durch die Zuordnung zu einer Gruppe können Sie den neuen PSA-Artikel in ihre Unternehmensstruktur eingliedern. Unsere Ordnerstruktur erlaubt nur die Zuordnung der PSA-Artikel in eine der Gruppen aus der untersten Ebene!
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Ein neuer PSA-Artikel soll im Rettungsfahrzeug AC-XX-77 zum Einsatz kommen. Dann könnte Ihre Ordnerstruktur wie folgt aussehen: Unternehmen → Fahrzeuge → Rettung → AC-XX-77. Dem PSA-Artikel kann nun die Gruppe AC-XX-77 zugeordnet werden, jedoch nicht die Gruppen Unternehmen, Fahrzeuge sowie Rettung. |
PSA-Typ
Der PSA-Typ teilt die PSA-Artikel in unterschiedliche Typen ein, wie beispielsweise Seilwinden, Helme, Gurte, etc. Diese Einteilung ist vor allem für die Prüfung der PSA-Artikel relevant. Zu jedem PSA-Typ können Sie anschließend genau ein Prüfprotokoll einrichten. Das heißt, dass jeder PSA-Typ ein Prüfprotokoll besitzt!
Modell:
Das Modell beschreibt nun den genauen Typ des Herstellers. Sie können beispielsweise Seilwinden von Edelrid, Black Diamond oder anderen Herstellern besitzen. Mit der genauen Beschreibung wissen Sie sofort welches Modell der PSA-Artikel ist und erhalten eine bessere Zuordnung.
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Sollte die passende Gruppe, der passende PSA-Typ oder das passende Modell nicht in der Liste vorhanden sein, können Sie unter dem Menüpunkt "Stammdaten" neue hinzufügen. |
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Ordnen Sie den PSA-Artikel einem falschen PSA-Typ zu, so wird bei der Prüfung ein falsches Prüfformular angezeigt. Dadurch kann der Prüfer nicht ordnungsgemäß die Prüfung durchführen! |
Herstellernummer:
Die Herstellernummer ist die eindeutige Identifikation des PSA-Artikels, welche auf dem Artikel zu finden ist.
Beschriftung:
Die Beschriftung soll Ihnen helfen den PSA-Artikel richtig zuzuordnen. Hat beispielsweise jeder ihrer Mitarbeiter einen persönlichen Helm, so nennen Sie doch die Helme nach dem Namen ihrer Mitarbeiter.
Inbetriebnahmedatum:
Das Inbetriebnahmedatum ist unverzichtbar für die Prüfung ihres Artikels, da es den Start der Prüfperiode festlegt. Die erste Prüfung des neuen Artikel erfolgt nach: Inbetriebnahmedatum + Intervallzeit.
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Die Intervallzeit wird im PSA-Typ und im Modell festgelegt. Standardmäßig wird die Intervallzeit bei den Modellen aus dem PSA-Typ übernommen. Bei speziellen Anforderungen kann jedoch die Intervallzeit zusätzlich im Modell festgelegt werden, sodass diese Zeit genutzt wird. |
Herstellungsdatum / Kaufdatum:
Die beiden Daten sind optionale Angaben, damit sie im Blick haben wie alt Ihre Artikel sind.
Maximale Haltbarkeit:
Die maximale Haltbarkeit gibt an wie viele Jahre der PSA-Artikel im Betrieb genutzt werden darf. Überschreitet der Artikel die festgelegte Anzahl an Jahren, so wird dieser speziell markiert. Sie sollten bei der nächsten Prüfung die Haltbarkeit des Artikels prüfen oder bei Mängeln diesen aussondern.
Bei Inbetriebname prüfen:
Die DGUV sieht es vor, den PSA-Artikel vor dem ersten Gebrauch zu prüfen, um so mögliche Herstellungsfehler zu entdecken. Deshalb bietet PSA-Audit ihnen die Möglichkeit, direkt beim Anlegen, den PSA-Artikel zu prüfen und so die Regelung der DGUV einzuhalten.
Schritt 7 - PSA-Prüfung durchführen:
Eine Prüfung kann von mehreren Stellen aus in der Anwendung ausgeführt werden, wobei der einfachste Weg über das Menü "Prüfungen → Anstehend" ist. Anschließend sehen Sie eine Tabelle mit den aktuell durchzuführenden Prüfungen. Wählen Sie nun den gewünschten PSA-Artikel aus der Liste aus und starten Sie die Prüfung mit einem Klick auf den -Button.
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Mit einem Klick auf können Sie alle alten Prüfungen des Artikels und die dazugehörigen Prüfprotokolle anzeigen und ausdrucken lassen. |
Prüfung durchführen:
Es folgt die Ansicht des Prüfprotokolls, in der Sie nun die verschiedenen Prüfkriterien durch setzten des Hakens nach der Prüfung des PSA-Artikels beantworten können. Unser System entscheidet dabei voll automatisch, ob das Produkt weiterhin einsatzfähig ist, einer Reparatur bedarf oder ausgesondert werden muss. Nachdem alle Haken gesetzt wurden können Sie die Prüfung mit einem Klick auf abschließen.
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Die angezeigten Prüfkriterien hängen vom PSA-Typ ab. Fehlt Ihnen ein Kriterium? Dann können Sie unter "Stammdaten → Prüfprotokolle" für jeden PSA-Typ Ihr eigenes individuelles Protokoll erstellen. |
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Sobald Sie das Protokoll speichern kann dies nicht wieder geändert werden. Eine Prüfung zählt als abgeschlossen, sobald Sie das Protokoll speichern. Erst dann wird von unserem System gegebenenfalls anfallende Gebühren für die Prüfung berechnet. |
Vielen Dank, dass Sie mit mir die Ersten Schritte zu PSA-Audit durchgeführt haben.
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E-Mail: support@psa-audit.de
Tel: 0241 / 46861556